Al meer dan 60 jaar bestaan de Zomerkampen in Beekbergen. Een initiatief dat is uitgegroeid tot een serieuze organisatie met meer dan 1700 deelnemende kinderen in de leeftijd van 6 tot 18 jaar en ruim 700 toegewijde vrijwilligers. Sinds maart 2022 opereren de zomerkampen zelfstandig onder Stichting Zoka. Ook deze zomer zullen de Zomerkampen weer gaan draaien. In dit interview spreken we met Edwina Treebusch, een gedreven bestuurslid van Stichting Zoka, over de ‘onzichtbare’ kant van dit grootste avontuur in de bossen.
In de bossen draait het vooral om sport, spel en plezier maken. Waar draait het aan de bestuurstafel om?
Stichting Zoka kent een bevlogen kampcommissie die het organiseren van zomerkampen tot haar taak rekent. Omdat wij een stichting zijn, hoort daar toezicht bij. Als hoeders van de missie van onze organisatie, houden wij als bestuur toezicht op hun werk. Nieuw beleid begint bij de kampcommissie en eindigt bij ons; wij verzekeren dat het aansluit bij onze doelstellingen en op een manier wordt gecommuniceerd die onze 'SummerMoves'-waardig is.
Ondanks onze relatief jonge leeftijd - slechts drie jaar - hebben we lange wortels – we bestaan meer dan 60 jaar. Deze organisatiestructuur is nieuw voor ons als bestuur en kampcommissie, maar essentieel voor het voortbestaan van onze zomerkampen. Eens de richtlijnen duidelijk zijn, kunnen we als bestuur meer op afstand opereren.
Risicobeheersing en anticipatie komt zowel uit de kampcommissie als uit het bestuur. Protocollen en voorstellen tot beleid worden gepresenteerd aan de bestuurstafel, waar wij ze kritisch en met een breder/ander perspectief bekijken. Zo hebben we praktische uitvoerbaarheid en bestuurlijke verantwoordelijkheid bij elkaar. Gelukkig hebben we hele capabele mensen in de commissie die met solide voorstellen komen. Bij eenieder staat veiligheid hoog in het vaandel.
Bewust van de risico's die het organiseren van zomerkampen met zich meebrengt, baseren we ons besluitvormingsproces niet alleen op onze 60 jaar aan ervaring, maar ook op overheidsbeleid zoals AVG, VOG en richtlijnen tegen grensoverschrijdend gedrag. Ons beleid moet helder en aanpasbaar zijn.
Het lijkt spannend om de verantwoordelijkheid te dragen voor zoveel kinderen en vrijwilligers. Hoe ga jij als bestuurslid om met het veiligheidsaspect?
Ze noemen mij wel eens het geweten van de zomerkampen; ik loop al 40 jaar mee en ben zelf ook jarenlang lid van de kampcommissie geweest. Als voormalig lid van de kampcommissie en met een achtergrond bij de politie en het gevangeniswezen, kijk ik met een scherpe blik naar veiligheid. Het is mijn prioriteit, een aspect dat zowel binnen de kampcommissie als het bestuur centraal staat en in portefeuilles is belegd. Hoewel het bestuur de eindverantwoordelijkheid draagt, nemen we beslissingen op basis van gezamenlijke input.
Jaarlijks herzien en verbeteren we onze veiligheidsprotocollen, die op onze website te vinden zijn. We komen regelmatig samen op werkweekenden om het komende seizoen te plannen en te leren van vorige ervaringen, inclusief incidenten. Voorbereiding is essentieel; we evalueren elk jaar grondig om toekomstige kampen niet alleen leuker, maar ook nog veiliger te maken.
Hoe blijf je als bestuurder, met zoveel passie en betrokkenheid voor de zomerkampen, rolvast en objectief?
Zomerkampen is a feeling, dat kun je niet omschrijven. Vrijwilliger ben je volgens mij van nature. Natuurlijk zijn er uitdagende momenten, maar als ik de kinderen zie spelen, turnen en dansen, besef ik waarom ik dit doe. Eigen gewin speelt geen rol; twee jaar geleden kreeg ik een lintje, maar dat is niet mijn drijfveer. Het geluk van de deelnemers staat voorop.
Vertrouwen in de kampcommissies en je vrijwilligers is van onschatbare waarde. Toen we drie jaar geleden zelfstandig werden, voelde ik de noodzaak om ons erfgoed te behouden. Het is belangrijk om jezelf kritische vragen te stellen, ook als dat lastig is. Soms moet je eerlijk zijn over iemands geschiktheid voor een rol. Dergelijke gesprekken voeren we regelmatig tijdens onze gezamenlijke weekenden. We delen allemaal hetzelfde doel, en als iemand niet op zijn plek zit, is er altijd ruimte om je binnen de kampweken in een andere rol nuttig te maken. Dit soort eerlijkheid is essentieel voor de dynamiek en het succes van de organisatie.
VDH Bestuurszaken door de jaren heen
Het zijn van bestuurder op vrijwillige basis voegt veel waarde toe aan onze maatschappij. Daar komt het nodige bij kijken en dat laten we graag zien door verschillende experts en ervaringsdeskundige aan het woord te laten. Verspreid over het jaar komen er tien personen aan het woord die hun inzichten met ons delen. Al eerder verschenen:
Meer informatie
VDH Bestuurszaken is een bestuurskantoor voor Stichtingen, Vermogensfondsen en Verenigingen en biedt flexibele, persoonlijke en professionele bestuur ondersteuning en services. Het is onze missie om besturen in optima forma te laten doen wat zij moeten doen: besturen.
