De zomerperiode is vaak een rustige tijd voor veel organisaties. Zo ook voor stichtingen, verenigingen en vermogensfondsen. Deze rust biedt een uitgelezen kans voor bestuurders om de tijd te nemen voor bestuurlijke reflectie. Waar staat de organisatie momenteel? Welke richting wil het bestuur op in de toekomst?
Bij VDH Bestuurszaken begrijpen we het belang van deze reflectieve momenten. Het Canvas Model, afgestemd op de unieke behoeften van stichtingen, verenigingen en vermogensfondsen, biedt een goed uitgangspunt voor deze reflectie. Dit model, dat oorspronkelijk is ontwikkeld voor commerciële ondernemingen, biedt een gestructureerde manier om naar de organisatie te kijken en strategische beslissingen te nemen.
Het Canvas Model
Het canvas model is een visueel hulpmiddel dat de organisatie in verschillende bouwstenen verdeelt en op 1 A4tje weergeeft. Hieronder bespreken we de aangepaste elementen die specifiek relevant zijn voor stichtingen, verenigingen en vermogensfondsen:
- Belangrijkste activiteiten: wat zijn de belangrijkste activiteiten die de organisatie uitvoert om haar missie te bereiken? Denk aan projecten, evenementen, en dagelijkse operationele taken.
- Belangrijkste partners: wie zijn de belangrijkste partners en stakeholders? Dit kunnen subsidieverstrekkers, vrijwilligers, andere non-profit organisaties, of overheidsinstellingen zijn.
- Belangrijkste (hulp)middelen: welke middelen zijn essentieel voor het uitvoeren van de activiteiten? Dit kunnen financiële middelen, personeel, kennis, en technologie zijn.
- Why, what how: wat is de unieke waarde die de organisatie biedt aan haar doelgroep? Dit is de kern van waarom de organisatie bestaat en wat het verschil maakt in de samenleving.
- Relaties met doelgroep(en): hoe onderhoudt de organisatie relaties met haar belanghebbenden? Deze relaties kunnen variëren van persoonlijk tot volledig geautomatiseerd, van communicatiekanalen tot betrokkenheid bij besluitvormingsprocessen.
- Kanalen: via welke kanalen bereikt de organisatie haar doelgroep en belanghebbenden? Denk aan sociale media, nieuwsbrieven, evenementen, en face-to-face interacties.
- Doelgroep(en): Wie zijn de belangrijkste doelgroepen van de organisatie? Dit kunnen zowel de ontvangers van de diensten als de mensen die de organisatie steunen zijn. Voor verenigingen zijn dit vaak de leden. Bij Stichtingen zijn dit vaak de aangeslotenen of belanghebbenden.
- Kosten: wat zijn de belangrijkste kosten die de organisatie maakt? Dit kan variëren van personeelskosten en operationele kosten tot marketing en fondsenwerving.
- Inkomsten: hoe genereert de organisatie inkomsten? Dit kan via donaties, subsidies, lidmaatschappen, en andere vormen van fondsenwerving.
Reflectie: stap voor stap
Met behulp van het Canvas Model kunnen bestuurders systematisch door deze bouwstenen lopen en reflecteren op de huidige status en toekomstige richting van hun organisatie. Hier zijn enkele stappen om deze reflectiesessie effectief te benutten:
1. Voorbereiding
Begin met het verzamelen van relevante data en inzichten over elk van de bouwstenen. Denk aan financiële rapportages, feedback van belanghebbenden en evaluaties van lopende projecten. Dit helpt om een feitelijke basis te creëren voor de reflectie.
Tips voor voorbereiding:
- Zorg voor een overzicht van de laatste financiële cijfers.
- Verzamel feedback van leden, vrijwilligers, en andere stakeholders.
- Breng lopende projecten en hun status in kaart.
2. Analyse
Bespreek binnen het bestuur de huidige situatie van elke bouwsteen. Wat gaat goed? Waar liggen verbeterpunten? Gebruik de reflectievragen als leidraad om diepgaand inzicht te krijgen in elk aspect van de organisatie.
Analysevragen:
- Welke activiteiten dragen het meest bij aan onze missie?
- Hoe effectief zijn onze huidige partnerschappen?
- Zijn onze kernmiddelen optimaal ingezet?
- Wat maakt onze waardepropositie uniek en hoe communiceren we dit?
- Hoe effectief zijn onze huidige communicatiekanalen?
- Hebben we een duidelijk beeld van onze belangrijkste doelgroepen?
- Wat zijn onze grootste kostenposten en hoe kunnen we deze optimaliseren?
- Zijn onze inkomstenstromen stabiel en divers genoeg?
3. Visie en strategie
Formuleer op basis van de analyse een heldere visie en strategie voor de toekomst. Welke doelen willen wij bereiken en welke stappen zijn daarvoor nodig? Stel SMART-doelen op (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) om de voortgang te kunnen monitoren.
Stappen voor visie en strategie:
- Stel een gezamenlijke visie op die door alle bestuursleden wordt gedragen.
- Formuleer specifieke doelen voor de korte en lange termijn.
- Maak een strategie die aangeeft hoe deze doelen bereikt kunnen worden.
- Betrek alle bestuursleden bij het plannen en uitvoeren van de strategie.
4. Actieplan
Maak een concreet actieplan met duidelijke verantwoordelijkheden en deadlines. Hoe gaat het bestuur de geformuleerde strategie in de praktijk brengen? Zorg ervoor dat iedereen binnen het bestuur weet wat er van hen wordt verwacht en welke middelen beschikbaar zijn om de doelen te bereiken.
Elementen van een goed actieplan:
- Specifieke acties die moeten worden ondernomen.
- Toewijzing van verantwoordelijkheden aan bestuursleden of teams.
- Duidelijke deadlines voor elke actie.
- Hulpmiddelen en middelen die beschikbaar zijn om de acties uit te voeren.
- Reguliere check-ins om de voortgang te monitoren en aan te passen indien nodig.
Van plan naar actie
Het doorlopen van alle onderdelen van het Canvas model geeft een helder beeld van waar de organisatie momenteel staat. Met deze informatie kan het bestuur goed onderbouwde en doelbewuste stappen zetten. Direct aan de slag?
Download het Canvas Model hier
Bij VDH Bestuurszaken hebben we veel ervaring in het begeleiden van deze sessies en het ondersteunen van besturen bij strategische reflectie en planning. Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen ondersteunen bij uw zomerreflectie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. We helpen graag om samen met u uw organisatie klaar te maken voor de toekomst.