Schaarse vrijwillige energie

Hoewel bijna 50 procent van de Nederlanders regelmatig vrijwilligerswerk doet en daarmee bijna 700.000 volledige banen geeft aan ons land, overheerst vaak een gevoel van schaarste. Er zijn simpelweg nooit genoeg vrijwilligers volgens de meeste organisaties. Dit is trouwens niet uniek voor het vrijwilligerswerk. In heel veel organisaties zouden de medewerkers er graag een paar collega’s bij willen hebben. In deze bijdrage daarom een paar overwegingen over hoe om te gaan met dit beleefde – of wellicht reële – tekort.

Bereidheid, bekwaamheid en beschikbaarheid

Vrijwilligerswerk is het concrete resultaat van een geslaagde match tussen een aanbod van vrijwillige energie van een burger en de vraag naar inzet vanuit een organisatie. Vrijwillige energie heeft drie bouwstenen: bereidheid, bekwaamheid en beschikbaarheid. In Nederland is veel vrijwillige energie die vaak goed wordt ingezet. Helaas is er ook veel vrijwillige energie die niet wordt benut. Dat wil zeggen: vrijwillige energie die niet wordt omgezet in vrijwilligerswerk. 

Deze onbenutte reserve van vrijwillige energie bestaat voor een klein deel uit nog-nooit-vrijwilligers en een veel groter latent aanbod van nu-even-niet-vrijwilligers. Waar nog-nooit-vrijwilligers het vrijwilligers-DNA lijken te missen, blijken nu-even-niet-vrijwilligers relatief makkelijk over te halen om een beetje mee te werken. Zie bijvoorbeeld de explosie van vrijwillige energie tijdens COVID-19, en dan vooral tijdens de eerste golf. Nu-even-niet-vrijwilligers scoren hoog op bereidheid en bekwaamheid, maar tijdelijk laag op beschikbaarheid. Daar is wat aan te doen! 

Voorwaarde is dan wel dat gedacht wordt vanuit het perspectief van de vrijwilliger en niet dat van de organisatie. In het algemeen denken organisaties met grote spanning op het werven van vrijwilligers nog steeds te veel vanuit de functie die moet worden vervuld en te weinig vanuit de energie die wordt aangeboden.  En precies in die onderhandeling is vrijwilligerswerk principieel anders dan beroepsmatig werk.

Tekorten bij bestuurswerk

Hoewel er dus nog onbenutte reserves zijn, is er zeker in de zorg en in bestuurswerk een reële schaarste aan vrijwillige energie. Bij bestuurswerk komt dit door een lage bereidheid vanwege een hoge druk op de bekwaamheid en beschikbaarheid. Dus ook bij een hoge bereidheid om vrijwilligerswerk te doen, hebben veel mensen een lage bereidheid voor bestuurswerk. Gelukkig zijn er twee strategieën om de druk op zowel de bekwaamheid als de beschikbaarheid te verlagen: verdelen en uitbesteden. Het werk kan beter worden verdeeld over alle beschikbare vrijwillige energie en vrijwilligers. Het werk kan ook worden uitbesteed aan beroepskrachten. 

Verdelen van werk

De eerste strategie is het verdelen van werk. Bestuurswerk kenmerkt zich door het stapelen van taken. Taken die ieder voor zich best behapbaar zijn qua het aantal uren en die een bepaalde vaardigheid vragen. Maar gestapeld gaat het ineens om veel meer uren dan die 4 uur per week die de gemiddelde vrijwilliger ‘vrijwilligt’. Gestapeld is het een onoverzichtelijke brij van vaardigheden die alleen een schaap met vijf poten aankan. Dus verdeel het werk over meer ondersteunende vrijwilligers voor bijvoorbeeld de ledenadministratie of voor beleidscommissies die bijdragen aan een korte kennis-boost rondom bijvoorbeeld fondsenwerving. 

Uitbesteden van werk

Bij de tweede strategie is de vraag: als vrijwillige energie schaars is, waar kunnen we dan vrijwilligers het beste op inzetten? Dat is een spannende vraag, want het legt de onderliggende schaarste in geld bloot. Meestal worden vrijwilligers ingezet vanwege de vrijwilligers-bespaarde-kosten (VBK) in plaats van de vrijwilligers-toegevoegde-waarde (VTW). 

Het denken in VBK is geen probleem zolang vrijwillige energie overvloedig is. Maar waarom kennen wij nog zoveel kerken die mopperen over een gebrek aan vrijwilligers en ondertussen deze vrijwilligers inzetten voor het rondbrengen van het parochieblad? Natuurlijk is dat geen probleem als de vrijwilliger echt alleen dat wil doen, maar de praktijk toont vaak dat het boven op een drukke bestuursagenda komt. Dan is de oplossing simpel: stap over de armoedecultuur heen – in vrijwilligersorganisaties mag niets iets kosten – en breng het naar de post. Idem dito natuurlijk voor het maken van notulen, het invoeren van bonnen en wat nog meer. 

VBK is trouwens nog dominanter in zogenaamde professionele organisaties waar vrijwilligers voortdurend worden bewierookt, maar te vaak als simpele zielen worden beschouwd. Denk bijvoorbeeld eens aan basisscholen waar ouders als vrijwilligers worden ingezet als taxichauffeur, schoonmaker, overblijfouder, luizenmoeder en – hoera – ook nog als leesouder. Maar als een ouder bijvoorbeeld provinciaal kampioen schaken is, is het toch nog steeds niet de bedoeling dat deze ouder de schaaklessen van de juf of meester overneemt. En dat terwijl de klachten over de werkdruk van onderwijzers toenemen…

Inzet naar waarde

Het denken in VTW betekent dat de schaarse vrijwillige energie wordt ingezet waar deze de unieke waarde kan maken die inhoudelijk betrokken vrijwilligers kunnen leveren, bijvoorbeeld als bestuurder. Het is toch zonde om kerkvrijwilligers een blaadje rond te laten brengen of de penningmeester bonnen te laten invoeren? Die uren moeten nuttiger te besteden zijn! 

Het vraagt om een fundamentele herbezinning in de werkverdeling tussen beroepskrachten en vrijwilligers. In klassieke vrijwilligersorganisaties is het advies om meer uitvoerend werk uit te besteden aan beroepskrachten. In klassieke professionele organisaties is het advies grappig genoeg anders: besteed vooral het unieke inhoudelijke werk uit aan vrijwilligers! Want in beide organisaties geldt: vrijwilligers worden gedreven door pure en unieke passie voor een doelgroep, organisatie en/of taak. Laat die passie dus niet weglopen!

Lucas Meijs
Philine van Overbeeke
Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit